DISEÑO DE PROYECTOS COMUNITARIOS

Guía para líderes

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Documento central del módulo

Cuando planifique, ¿cómo debe diseñar un proyecto comunitario?

Resumen:

Este documento es una guía, principalmente para el activista comunitario y los miembros elegidos para la ejecutiva comunitaria por el conjunto de la comunidad, para implementar los deseos de ésta en cuanto a la planificación y la puesta en marcha de un proyecto. El proyecto comunitario es un conjunto organizado de acciones que codifican las preferencias y deseos prioritarios de toda la comunidad (no de individuos concretos, facciones o grupos de poder dentro de la comunidad, o de agencias externas).

Introducción:

Según la comunidad se va movilizando y todos sus miembros participan en la elección de las acciones a emprender, se hace necesario combinar estas elecciones y decisiones en un proyecto comunitario. Este documento es una guía para el diseño de este proyecto. Verá que la mayoría de las decisiones que se toman en los procesos de movilización y organización, y en las sesiones de tormenta de ideas, se reflejan en el diseño del proyecto comunitario. Esto es intencionado; un proyecto basado en la comunidad debe reflejar las elecciones y decisiones de toda la comunidad.

Las cuatro preguntas clave:

En la planificación de un proyecto comunitario, y en la redacción de estos planes para la elaboración de un documento del proyecto, es útil comenzar con los principios de diseño de proyectos, en lugar de limitar la descripción a cómo se deben presentar los temas. Los principios están encapsulados en estas cuatro preguntas clave, que están reflejadas en otros módulos: adiestramiento para la gestión, tormenta de ideas y algunos más.

Estas cuatro preguntas clave, y algunas de sus variaciones, se amplían con detalles importantes en este documento. Observe que al revisar cada cuestión, y los detalles asociados a ella, sus respuestas representan cada uno de los elementos del diseño del proyecto. No se entretenga con los detalles hasta el punto de olvidar que las cuatro preguntas son una unidad: encajan juntas de forma lógica.

Estas son, material y básicamente las cuatro cuestiones de la gestión:

• ¿Qué queremos?
• ¿Qué tenemos?
• ¿Cómo podemos utilizar lo que tenemos para lograr lo que queremos?
• ¿Qué pasará cuando lo hagamos?

Esta es una metáfora geográfica de las preguntas:

• ¿Dónde queremos ir?
• ¿Dónde estamos?
• ¿Cómo podemos ir desde donde estamos hasta donde queremos estar?
• ¿Qué pasará cuando lleguemos?

El primer conjunto de preguntas se plantean en términos de un deseo material: «qué» se quiere. Este enfoque es útil si las prioridades de la comunidad pueden expresarse en términos de construcción, adquisición, mantenimiento, reparación o posesión de «algo» de valor o utilidad. La metáfora geográfica puede utilizarse cuando el deseo de la comunidad es una idea no material, como un cambio en las leyes o regulaciones, el ejercicio de los derechos humanos o la defensa de alguna causa. La relación entre las cuestiones continúa siendo la misma.

La experiencia en el trabajo comunitario ha demostrado que distintas comunidades de bajos ingresos tienen prioridades diferentes, dependiendo de sus circunstancias. Las comunidades rurales pobres, por ejemplo, expresan a menudo sus objetivos prioritarios como servicios comunales: hospitales, escuelas, redes hidráulicas, alcantarillado, carreteras. La gente que vive en suburbios urbanos pueden desear lo mismo (muchas veces como extensiones de las prestaciones urbanas existentes) pero también quieren unirse para luchar por los derechos de los arrendatarios, la protección ante el vandalismo y el crimen, y otras modificaciones de las leyes existentes y la forma de aplicarlas.

En cada caso las cuatro preguntas se relacionan entre sí como una unidad; (1) se identifica el deseo, (2) se identifican los recursos reales, (3) se identifican los medios de usar estos recursos para conseguir los fines deseados y (4) se predicen algunos de los impactos y consecuencias. Cualquiera que sea la metáfora, material, geográfica u otras, las cuatro preguntas (y sus respuestas relativas al diseño del proyecto) continúan siendo las mismas, y se relacionan entre ellas de la misma forma. Esta unidad y relación entre las preguntas tiene que ser evidente antes de comenzar con la ampliación de las cuatro cuestiones clave en las necesarias para el diseño del proyecto.

La ampliación de las preguntas clave:

Aunque el diseño de un proyecto comunitario se basa en las mismas cuatro preguntas, se aclara al ampliarlas. Esto no se sustrae del eje esencial de estas cuatro preguntas, sino que las explica. Aunque el diseño del proyecto se consigna como un documento escrito, estas cuestiones (la lista ampliada) sirven como capítulos o secciones del documento del diseño.

Versión ampliada de las preguntas clave para el diseño del proyecto

• ¿Cuál es el problema?
• Definir la meta como la solución a este problema.
• Desglosar la meta en un conjunto limitado de objetivos (SMART en inglés).
• Identificar recursos e impedimentos.
• Generar un conjunto de estrategias para utilizar de estos recursos, evitar los impedimentos y obtener los objetivos.
• Elegir la estrategia más efectiva.
• Decidir la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda). y
• Decidir sobre la supervisión, informes, evaluación.

Blablabla

La pregunta de gestión «¿Qué queremos ?» se expande a las tres primeras de la lista ampliada:

• ¿Cuál es el problema?
• Definir la meta como solución al problema.
• Desglosar la meta en un conjunto limitado de objetivos.

Nuestros objetivos especifican lo que queremos. Son la respuesta al problema prioritario de la comunidad.

La pregunta de gestión «¿Qué tenemos?» se expande en:

• Identificar recursos e impedimentos.

La pregunta «¿Que tenemos?» se puede dividir en dos partes: (1) qué es valioso o útil dentro de lo que tenemos (recursos) y nos puede ayudar a conseguir lo que queremos y (2) qué puede obstaculizar (impedimentos) el camino para lograrlo. Estas dos partes pueden constituir secciones o capítulos separados del diseño del proyecto.

La pregunta «¿Cómo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?» se expande en tres puntos:

• Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, evitar los impedimentos y obtener los objetivos.
• Elegir la estrategia más efectiva.
• Decidir la organización (estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda).

Sólo es deseable y necesaria una estrategia (el camino que conduce a la consecución de los objetivos). Como se muestra en la sesión de tormenta de ideas, la generación de varias alternativas y la posterior selección de una de ellas es una forma de hacer el proceso de toma de decisiones más participativo. El proceso de organización es tarea del activista, y debe estar lógicamente basado en los objetivos y la estrategia elegidos por la comunidad.

Esta pregunta también incluye un presupuesto. El presupuesto detallado se debe añadir como apéndice. Cada línea de este presupuesto en detalle debe incluir los costes totales de cada punto del presupuesto. Las líneas se agruparán según los tipos similares de gastos (por ejemplo, salarios, vehículos, comunicaciones, combustibles, transporte). Si es posible, distinga entre componentes reutilizables (equipos que se pueden usar otra vez con posterioridad) y a fondo perdido (suministros que se gastan).

El presupuesto debe ser una estimación realista de todos los costes comprendidos en la implementación y la puesta en marcha del proyecto. Si es posible, demuestre el potencial para una eventual autofinanciación o la financiación por parte de otros medios distintos al que dirige la petición. La estimación de costos debe estar desglosada en categorías lógicas (temas lineales) como salarios, suministros y materiales, viajes y dietas, rentas, teléfono. Las contribuciones voluntarias que usted y los miembros de su organización hacen al proyecto deben estar listadas y estimadas tan fielmente como sea posible en términos monetarios. Especifique las prestaciones físicas que están disponibles o que lo estarán para el proyecto. Especifique el equipamiento y suministros que su organización va a poner a disposición de este proyecto. Incluya cualquier otra dotación para el proyecto por parte del gobierno u otras organizaciones.

La cuarta cuestión «¿Qué pasará cuando lo hagamos?» se expande en muchos puntos importantes del diseño del proyecto que resumen en:

• Decidir sobre la supervisión, informes, evaluación.

Estas tres cosas son diferentes, pero están relacionadas entre sí. También son esenciales, aunque a menudo son las más ignoradas por los activistas y líderes comunitarios con poca experiencia.

Supervisión significa la vigilancia de la marcha del proyecto según se va completando («implementando»). No sólo las acciones emprendidas sino también los resultados de estas acciones se deben supervisar. Es necesario mantener el proyecto en el buen camino. Los informes son los medios (verbales y escritos) de mantener a todos los implicados informados de la supervisión. Evaluar es juzgar lo que está sucediendo (y el «impacto» o resultados de la acción) para que sea posible cambiar los planes, metas, objetivos o estrategias si hace falta.

La supervisión debe hacerla

• la comunidad,
• la ejecutiva de la OBC y
• otros donantes.

El diseño del proyecto debe explicar cómo se medirán los logros y cómo se verificarán.

La preparación y recepción de informes debe estar decidida y descrita en el diseño del proyecto. Tiene que enfatizarse la información sobre los resultados o los frutos, por ejemplo los efectos del proyecto, comparándolos con los objetivos planificados en su propuesta de proyecto, no sólo informar de las actividades (que son una inversión).

Más allá de lo esencial:

Aunque las cuatro preguntas clave de la gestión, y su ampliación a los diferentes capítulos abarcan lo esencial del diseño de proyectos comunitarios, hay algunos otros elementos que puede añadir a este diseño. La mayoría de estos elementos complementarios están listados y descritos en otro módulo, Propuestas de proyectos. Esto sucede porque hay una combinación de actividades entre el diseño del proyecto y la obtención de fondos externos para él. Añadirlos al proyecto mejora la comprensión del proyecto propuesto, y clarifica cualquier duda que sobre él puedan tener los miembros de la comunidad.

Aún más, a veces ignoramos el hecho de que, para un proyecto basado en una comunidad, los donantes más importantes son los propios miembros de esta comunidad. El tiempo, energía, experiencia y reflexión donados por el comité ejecutivo también le coloca en los primeros puestos de la lista de donantes. Cuando se diseña un proyecto comunitario, debe hacerse en respuesta a los deseos expresados por la comunidad (generados en una tormenta de ideas). Cuando el diseño esté completado y el documento del proyecto mecanografiado y listo, debe devolverse a la comunidad para su corrección, y permitir el escrutinio público, de forma que se pueda confirmar que refleja genuinamente las prioridades de toda la comunidad.

Otros elementos que se pueden añadir son:

• Página del título.
• Descripción de los beneficiarios (y cómo se benefician).
• Situación (condiciones y problemas).
• Metas y actividades (cuánto es necesario hacer).
• Agenda y fases (plazos).
• Perfil y diagrama de la organización.
• Análisis de los costes y beneficios.
• Descripción de las tareas de trabajadores y ejecutivos. y
• Sumario abstracto o ejecutivo.

La descripción de estos elementos complementarios no se incluye aquí. Consultar «Propuestas de proyecto» para estas descripciones, y la explicación de porqué se deben añadir.

Conclusión:

Cuando la comunidad al completo ha decidido su acción preferida, ésta se puede expresar en un proyecto. Un proyecto debe tener un diseño. Los elementos centrales del proyecto deben ser producto de una tormenta de ideas moderada por el activista, los detalles los elabora el comité ejecutivo elegido por la comunidad.

El conjunto de orientaciones anterior muestra que los elementos esenciales del diseño se generan a partir de las cuatro preguntas clave de la gestión. Otros elementos más precisos que estos (que ayudarán a aclarar la naturaleza del proyecto a la comunidad y a otros donantes) también se enumeran.

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Apéndice. Esquema del diseño de un proyecto:

El siguiente es un modelo o perfil tipo de un diseño de proyecto:

1. Situación (¿Cuál es el problema?)
2. La meta del proyecto (la solución al problema)
3. Los objetivos
4. los recursos (potenciales, disponibles, internos, externos)
5. Los impedimentos
6. Estrategias posibles (para conseguir los objetivos)
7. La estrategia elegida (porqué se ha elegido)
8. Organización (estructura, quién hace qué, presupuesto,agenda)
9. Supervisión
10. Informes
11. Evaluación
12. Apéndices
13. (presupuesto detallado, agenda, listas, diagramas, información complementaria )

Planificación de un proyecto:

ESTRUCTURA DE UNA PROPUESTA

para un proyecto comunitario

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Folleto de adiestramiento

La siguiente estructura de capítulos puede usarse para una propuesta de proyecto (que busca dinero o autorización) o para el diseño de un proyecto (herramienta de planificación)

Capítulos

• Página del título:
  Fecha, título del proyecto, situación(es), nombre de su organización y cualquier otra breve información necesaria.

• Circunstancias:
  Causas del problema, no descripciones.

• Metas:
  Solución(es) al problema identificado.

• Objetivos:
  Resultados verificables y específicos del proyecto, cantidades concretas, fechas de conclusión.

• Beneficiarios:
  Descripción del grupo de destino, quién son, cuántos, características.

• Actividades y fines:
  Aportaciones al proyecto, recursos necesarios, incluyendo tierras, herramientas, suministros, dinero, trabajo, planificación, gestión (cantidades necesarias de cada cosa).

• Calendario:
  Fechas de cada acción, planificación del tiempo.

• Organización:
  Sistema, perfil de la agencia, quién hace qué.

• Costes y beneficios:
  Valor del resultado, coste por beneficiario.

• Supervisión:
  Cómo se controla si se logran los objetivos.

• Informes:
  Frecuencia, a quién se dirigen, qué incluyen.

• Apéndices:

  • Listas
  • Documentos
  • Mapas
  • Presupuesto detallado
  • Diagramas
  • Descripciones detalladas

• Resumen:
  Sumario ejecutivo.

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Taller de adiestramiento:

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Última actualización: 09.09.2009